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2.2.5 Transacciones Gestión de Asociados Permite la Inclusión o modificación de un asociado y de sus datos básicos Solicitudes de Crédito / Solicitud de descuento por aportes o ahoros Se selecciona la línea de crédito o tipo de aporte y luego de escoger el asociado se incluye una solicitud de crédito, si se seleccionó previamente una línea de crédito; o una solicitud de descuento por aportes o ahorros en caso de haber seleccionado previamente un tipo de aporte. Cuando se incluye o modifica una solicitud de crédito se deben capturar tres clases de datos: Datos generales de la solicitud de crédito, tales como valor del préstamo, tasa de interés, plazo, fecha de desembolso y fecha de inicio de descuento. Datos de las cuotas extras a comprometer. Ej: en diciembre paga una couta extra por un valor determinado. Datos de los créditos a cruzar. Ej: En la actualidad se tiene un crédito con un saldo bajo y se desea pagar, de tal manera que se descuenta del préstamo. Una vez registrados los datos se debe liquidar el valor de la cuota a pagar y el valor del desembolso. Si previamente se habían generado deducciones para nómina, se debe tener en cuenta la deducción en trámite para el cálculo del valor del desembolso. Aprobación de Solicitudes de Crédito Se muestran las solicitudes de crédito y se escogen aquellas que se quieran aprobar. Desembolsos Se muestran las solicitudes de crédito aprobadas y se escogen aquellas que se quieran desembolsar. En el momento del desembolso se debe: Liquidar el valor de la cuota. Esta puede variar debido al potencial cambio en la fecha de desembolso. Liquidar el valor del desembolso. Se debe tener en cuenta la deducción en trámite si es que existe Pagos por caja Recibos de caja para Pagos de créditos o pagos de cuotas por aportes o ahorros. Generación de Deducciones De acuerdo con los compromisos adquiridos por los asociados se generan las deducciones para ser enviadas y descontadas por la nómina de la empresa. Las deducciones son almacenadas en una tabla de deducciones o movimiento Exportación de Archivo Con base en la tabla de deducciones se genera un archivo texto, el cual es tomado por la nómina de la empresa para efectuar los descuentos. Mantenimiento de Deducciones Las deducciones generadas pueden ser suceptibles de modificación. Se permiten incluir, modificar o borrar deducciones. Estas pueden ser actualizadas debido a que no se incluyó la transacción correspondiente o porque al aplicar la nómina el asociado no tuvo devengos suficientes para pagar todos los descuentos. Aplicación de pagos x nómina Una vez efectuado el mantenimiento de deducciones se aplican los pagos. Si es un pago de un crédito se descuenta el saldo y si es un pago de un aporte o ahorro se incrementa el capital. 2.2.5.1 Gestión de Asociados
Figura 11. Criterios de Consulta para Asociados Botón Nuevo Asociado: Incluye un asociado Buscar por cédula: Busca un asociado por cédula para que luego sea modificada su información Buscar por nombre: Busca un asociado por nombres y/o apellidos para que luego sea modificada su información
Figura 12. Lista de Asociados Búsqueda del asociado: Al dar click sobre la cédula del asociado debe aparecer una página con los datos del asociado para ser modificada y actualizada. Cuado se le ha dado Nuevo asociado aparecerá la página de actualización de datos del asociado. Efectuando click sobre el botón Insertar asociado o Actualizar asociado según sea Inserción o Modificación se actualizará la base de datos y aparecerá una página del menú de transacciones
Figura 13. Mantenimiento de Asociados 2.2.5.2 Solicitud de Créditos / Solicitud de descuentos por aportes o ahorros Por esta opción se podrán efectuar dos tipos de transacciones: - Incluir o modificar solicitudes de crédito - Incluir o modificar solicitudes de descuento por aportes o ahorros Para diferenciar una solicitud de la otra, en la lista de líneas se debe seleccionar si la transacción corresponde a una solicitud de crédito o de descuento por aportes o ahorros.
Figura 14. Criterios de Consulta para Solicitudes 2.2.5.2.1. Inclusión o modificación de solicitudes de descuento por aportes o ahorros Para la inclusión de solicitudes de descuento por aportes o ahorros se debe seleccionar la línea adecuada, digitar el número de la cédula del asociado y luego dar click sobre el botón nueva solicitud. Posteriormente aparecerá una página en donde el usuario especificará los siguientes datos: Fecha de la solicitud Periodicidad de cuota (quincenal, mensual) Quincena de cobro (primera o segunda quincena) Valor de la cuota a descontar por aporte o ahorro Cuando se dé click sobre el botón Insertar aporte, el sistema le asignará de manera automática un número de solicitud.
Figura 15. Mantenimiento de Aportes/Ahorros Las modificaciones de solicitudes de descuento por aporte o ahorro sólo se podrán efectuar por esta opción cuando aún no se haya efectuado el descuento de ninguna cuota Para modificar solicitudes de descuento por aportes o ahorros inicialmente se podrá buscar por cédula o buscar por nombre, (como se explicó en la sección 2.2. 4.1 Gestión de Asociados). Una vez encontrado el asociado, se dará click sobre su cédula y aparecerán en otra página las solicitudes Al hacer click sobre una solicitud específica, aparecera en otra página la información sobre la solicitud, la cual se podrá modificar y para hacer efectivos los cambios se dará click sobre el botón Modificar Solicitud. 2.2.5.2.2 Inclusión o modificación de solicitudes de crédito Para la inclusión de solicitudes de crédito se debe seleccionar la línea adecuada, digitar el número de la cédula del asociado y luego dar click sobre el botón nueva solicitud. Posteriormente aparecerá una página en donde el usuario especificará los siguientes datos: Fecha de la solicitud Valor del préstamo Plazo (en meses) Tasa de Interés (anual) Periodicidad de cuota (quincenal, mensual) Quincena de cobro (primera o segunda quincena) Fecha de Inicio de descuento Fecha de Desembolso Valor del estudio de crédito (explicado en tal parte) Valor de capitalización (explicado en tal parte) Beneficiario del cheque (Usualmente el beneficiario es el asociado, pero a veces es necesario que el cheque salga a nombre de un tercero) El asociado puede pagar parte del préstamo con cuotas extras aparte de la cuota mensual. Por ejemplo puede comprometer sus primas de junio y diciembre para abonar al crédito. En tal caso deberá especificar el valor y la fecha de compromiso de cada cuota extra en la página de registro de la solicitud de crédito. Cuando se inserta una solicitud el sistema asignará algunos valores por defecto los cuales podrán modificarse por parte del usuario: Fecha de la solicitud se asignará por defecto la fecha del sistema Plazo (en meses) se asignará por defecto el plazo de la línea de crédito Tasa de Interés (anual) se asignará por defecto el plazo de la línea de crédito Fecha de Inicio de descuento se asignará por defecto la fecha del sistema Fecha de Desembolso se asignará por defecto la fecha del sistema Valor del estudio de crédito se tomará el valor de la línea de crédito seleccionada Valor de capitalización se tomará el valor de la línea de crédito seleccionada Beneficiario del cheque se asignara como beneficiario el nombre del asociado.
Figura 16. Mantenimiento de Solicitudes de Crédito Cuando se dé click sobre el botón Insertar solicitud el sistema mostrará todos los préstamos vigentes para que el usuario seleccione cuáles préstamos se cruzarán. Un préstamo cruzado consiste en que el saldo de un crédito vigente es cancelado en su totalidad a través de un nuevo préstamo. El nuevo prestamo tendrá un valor de desembolso inferior al valor del préstamo dado que con él estará cancelando los intereses pendientes y el saldo de capital de los préstamos cruzados.
Figura 17. Lista de Préstamos a Cruzar Una vez que se hayan seleccionado los créditos a cruzar, el usuario dará click sobre el botón Liquidar, e inmediatamente, el sistema le asignará de manera automática un número de solicitud y liquidará el préstamo calculando el valor de la cuota y el valor del desembolso. (Ver en especificaciones de programas el numeral 2.4.1 Liquidación del préstamo). En este punto el campo estado de la tabla prestamo quedará en estado S (Solicitado) 2.2.5.2.3 Modificación de Solicitudes de Crédito Las modificaciones de solicitudes de descuento por aporte o ahorro sólo se podrán efectuar cuando la solicitud se encuentre en estado solicitado. Para modificar solicitudes de crédito inicialmente se podrá buscar por cédula o buscar por nombre, (como se explicó en la sección 2.2.4.1 Gestión de Asociados). Una vez encontrado el asociado, se dará click sobre su cédula y aparecerán en otra página las solicitudes de crédito. Al hacer click sobre una solicitud específica, aparecerá en otra página la información sobre la solicitud, la cual se podrá modificar y para hacer efectivos los cambios se dará click sobre el botón Modificar Solicitud. Aparecerá en una nueva página la lista de préstamos a cruzar, indicando aquellos que se han sido marcados y el usuario podrá marcar o desmarcar los préstamos a cruzar. Posteriormente dará click sobre el botón Liquidar y el sistema mostrará una nueva página, confirmando los datos de la solicitud y mostrando la liquidación del préstamo, es decir, el valor de la cuota y el valor del desembolso (Ver especificaciones de programas, liquidación de préstamos) 2.2.5.3 Aprobación de Solicitudes de Crédito Luego de que una solicitud es registrada en el sistema, se debe imprimir con toda su información relacionada (se podrá efectuar por Consultas, Listar solicitudes) y se lleva ante el comité de crédito, el cual se encargará de acuerdo con su reglamento interno, de aprobar o rechazar la solicitud. Si la solicitud es aprobada, se efectuará el procedimiento de aprobación por el sistema. Aparecerá una página con las solicitudes (registros de la tabla prestamo con el campo estado='S'). El usuario seleccionará las solicitudes a aprobar en la columna correspondiente y luego dará click sobre el botón Aprobar.
Figura 18. Lista de Solicitudes por Aprobar El campo estado de los registros seleccionados de la tabla prestamo pasará a estado 'P'.
2.2.5.4 Desembolso Posterior a la aprobación continúa el proceso de desembolso, en el cual se vuelve a liquidar el préstamo, dado que la fecha de desembolso puede haber cambiado respecto a cuando se tramitó la solicitud. Se efectúan pagos a los préstamos cruzados y se genera el comprobante de egreso, el cual contiene el cheque y las transacciones contables. Aparecerá una página con las solicitudes aprobadas (registros de la tabla prestamo con el campo estado='P'). El usuario seleccionará el banco por el cual se va a girar el cheque, colocará el número del cheque y especificará la fecha de desembolso (por defecto aparecerá la fecha actual). Seguidamente señalará las solicitudes a desembolsar en la columna correspondiente y luego dará click sobre el botón Desembolso.
Figura 19. Lista de Solicitudes por Desembolsar Al hacer click sobre el botón Desembolso el sistema recalculará el valor de la cuota y el valor del desembolso y mostrará en una nueva página una lista de los créditos desembolsados con los datos definitivos del crédito. En el numeral 2.4.2. se especifica el programa de desembolsos El campo estado de los registros seleccionados de la tabla prestamo pasará a estado 'A' (Activo)
Figura 20. Lista de Créditos Desembolsados 2.2.5.5 Pagos Buscar por cédula: Busca un asociado por cédula para que luego aparezca una lista de pagos del asociado con la cédula indicada, Buscar por nombre: Busca un asociado por nombres y/o apellidos que luego aparezca una lista de pagos del asociado con los nombres y apellidos indicados En la información de la página aparece en una de las columnas el valor de la cuota correspondiente al crédito o al descuento por aporte/ahorro. El usuario del sistema deberá registrar el valor del pago (usualmente colocará el mismo valor de la cuota). En caso de no desear abonar dejará el valor del pago en cero como aparece por defecto. Deberá adicionalmente especificar la fecha del pago, la cual por defecto aparece como la fecha del sistema y finalmente dará click sobre el botón Pagar.
Figura 21. Lista de Compromisos del Asociado Posteriormente aparecerá una nueva página mostrando una lista de los valores abonados a los compromisos del asociado (créditos o descuentos por aportes/ahorros)
Figura 22. Pagos Realizados por el Asociado En la sección 2.3.3 se especifica la forma de aplicación de los pagos. 2.2.5.6 Generación de Deducciones De manera periódica, ya sea quincenal o mensualmente, de acuerdo con los periodos de pago de la empresa donde labora el asociado, se generan las deducciones para que luego sean revisadas (mantenimiento de deducciones) y posteriormente exportadas a un archivo texto para que sean procesadas como descuentos en la nómina de la empresa. Cuando la empresa confirma que los descuentos pudieron ser efectuados se procede a aplicar las deducciones, proceso en el cual se hacen el pago correspondiente, sea este de un crédito o por concepto de aportes/ahorros. El proceso de generación de deducciones se efectúa para un periodo específico, ya sea quincenal o mensual según corresponda el periodo de liquidación de la nómina de la empresa para la cual labora el asociado. Para que el periodo aparezca en la lista, deberá haber sido creado previamente por la opción Administración, Periodos. En el proceso de generación de deducciones pueden incluirse diferentes tipos de descuentos: - Normales: Corresponde a las deducciones periódicas. - Cuotas Extras: Corresponde a las deducciones en las que se comprometen cuotas extras para abonar a un crédito - Todas: Se generan tanto las deducciones normales como las extras Las deducciones pueden generarse para todos los asociados o para uno en particular. En caso de que ya existan deducciones generadas, mas no aplicadas, se borrarán las anteriores y se generarán de nuevo. Si existen deducciones en estado aplicado no se generarán de nuevo.
Figura 23. Criterio para Generación de Deducciones Cuando el usuario haga click sobre el botón Generar el sistema generará las deducciones para el o los asociados seleccionados en la tabla movimiento. En la sección 2.3.4 se especifica el programa de generación de deducciones. El campo estado de la tabla movimiento aparecerá en 'G' (generada). Una vez generadas aparecerá una nueva página informando el número de asociados para los cuales se generaron deducciones y el numero total de deducciones generadas.
Figura 24. Generación de Deducciones 2.2.5.7 Mantenimiento de Deducciones Después de efectuar el proceso de generación de deducciones, se deben verificar y revisar, antes de ser pasadas a la nómina de la empresa. A través de esta opción también es posible consultarlas. Para consultar o mantener las deducciones generadas, inicialmente aparecerá una página en donde se pedirá el periodo y el asociado a consultar. Al dar click sobre el botón Consultar aparecerá una nueva página con la lista de deducciones que cumplan el criterio de consulta. Las deducciones que aparecerán serán las que aparezcan en estado generado ( su valor en el campo estado de la tabla movimiento será 'G' ). En caso de existir deducciones en estado aplicado, la página no mostrará ningún registro.
Figura 25. Criterio para Mantenimiento de Deducciones En la lista de deducciones aparecerá el número de la deducción, la línea o tipo de descuento, el número de solicitud, el concepto de nómina y el valor a descontar y una columna modificable en donde el usuario podrá confirmar el valor del descuento. Por defecto el sistema mostrará en la columna valor a pagar, el mismo descuento de la columna valor, sin embargo el usuario podrá especificar el valor deseado. En caso de que se desee eliminar una deducción, se colocará cero en el valor a pagar.
Figura 26. Lista de Deducciones del Asociado Esta opción de mantenimiento de deducciones puede utilizarse antes de efectuar el proceso de exportación y también después del mismo para modificar o eliminar aquellas deducciones que no pudieron ser descontadas en la nómina. Sin embargo este proceso no podrá utilizarse después de la aplicación de las deducciones ya que no aparecerá ningún registro en la lista. Cuando el usuario haga click sobre el botón actualizar aparecerá una nueva página mostrando los nuevos valores de las deducciones. El valor a pagar será actualizado en la tabla movimiento en el campo valor_a_pagar_nomina. El valor generado inicialmente permanecerá en el campo valor de la misma tabla.
Figura 27. Deducciones Actualizadas 2.2.5.8 Exporta Deducciones Después de generar y de efectuar el mantenimiento de las deducciones, en el cual se analiza su veracidad o su inexistencia, se procede a hacer el proceso de exportar deducciones. En caso de que no exista alguna deducción deben analizarse sus posibles causas: - Falta efectuar el proceso de solicitud aprobación y desembolso de un crédito - Falta efectuar la solicitud de descuento por aportes/ahorros - El descuento es mensual y se está procesando la quincena que no corresponde al periodo de descuento. - El asociado está marcado en su estado del fondo como pagos por caja, en cuyo caso no se generan deducciones - El asociado está marcado como inactivo - Las deducciones para el asociado seleccionado ya están aplicadas. Después de corregir la causa por la cual no aparece una deducción es posible generar de nuevo las deducciones ya sea para un asociado en particular o para todos. Para efectuar el proceso de exportación el usuario seleccionará el periodo a exportar y dará click en el botón exportar.
Figura 28. Criterio para Exportar Deducciones El proceso de exportación generará un archivo tipo texto con la siguiente información: - Cédula del asociado - Concepto de descuento - Valor del descuento Una vez generado el archivo texto aparecerá una página nueva en la cual se informará el número de registros exportados y el nombre del archivo cuya nomenclatura corresponderá a la palabra deducciones_ seguida del periodo de exportación. Ejemplo: deducciones_2004-01-30
Figura 29. Exportación de Deducciones 2.2.5.10 Aplicación de Deducciones El último paso relacionado con los procesos de deducciones es su aplicación, el cual consiste en hacer efectivo el pago del descuento ya sea por concepto de un crédito o por aportes/ahorros. Para hacer efectivo este proceso el usuario seleccionará el periodo a aplicar y el tipo de deducciones ya sean estas normales, cuotas extras o las dos y posteriormente dará click en el botón aplicar.
Figura 30. Criterio para Aplicación de Deducciones En el proceso de aplicación se toma el valor de cada deducción y se efectúa el pago. Si es de un crédito se distribuirá en intereses por mora, intereses corrientes y abonos a capital. Si es un descuento por aportes/ahorros se acumulará el valor a lo ya existente. El programa de aplicación de pagos se especifica en la seccion 2.4.3 Luego de aplicar las deducciones aparecerá una página nueva informando el número de asociados procesados y el número de deducciones aplicadas.
Figura 31. Aplicación de Deducciones 2.2.5.11 Consulta de Estado de Cuenta Al utilizar esta opción aparecerá una página en donde se seleccionará el criterio de búsqueda del asociado el cual podrá ser por cédula o por nombre (como se explica en la sección 2.2.4.2).
Figura 32. Consulta de Estado de Cuenta Una vez seleccionados los parámetros de búsqueda aparecerá una lista de los asociados que cumplen con el criterio de consulta. Luego se dará click sobre el asociado requerido y aparecerá su estado de cuenta correspondiente. 2.2.5.12 Listar Comprobantes de Egreso Al utilizar esta opción aparecerá una página en donde se piden las fechas de consulta de los comprobantes de egreso.
Figura 33. Criterio de Consulta para Desembolsos Al hacer click sobre el botón Consultar aparecerá una página con la lista de desembolsos que cumplen el criterio de consulta.
Figura 34. Lista de Desembolsos Efectuando click sobre un crédito aparecerá en una nueva página el comprobante de egreso en donde se detalla la información del pago y se muestran los asientos contables generados por el pago.
Figura 35. Comprobante de Egreso 2.2.5.13 Listar Pagos Al utilizar esta opción aparecerá una página en donde se piden las fechas de consulta de los pagos.
Figura 36. Criterio de Consulta para Pagos Al hacer click sobre el botón Consultar aparecerá una página con la lista de pagos que cumplen el criterio de consulta.
Figura 37. Lista de Pagos Al dar click sobre un pago aparecerá en una nueva página mostrando el detalle de la aplicación del pago.
Figura 38. Detalle del Pago 2.2.5.14 Listar Solicitudes Al utilizar esta opción aparecerá una página en donde se piden las fechas de consulta de las solicitudes.
Figura 39. Criterio de Consulta para Solicitudes Al hacer click sobre el botón Consultar aparecerá una página con la lista de solicitudes de crédito que cumplen el criterio de consulta.
Figura 40. Lista de Solicitudes Al dar click sobre una solicitud de crédito aparecerá en una nueva página mostrando el detalle de la solicitud.
Figura 41. Detalle de la Solicitud de Crédito
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