Sistema para Administración de Fondos de Empleados y Cooperativas

Incluye el manejo de los siguientes aspectos:

• Gestión de asociados
• Gestión de servicios
• Gestión de aportes y/o ahorros
• Crédito y Cartera
• Deducciones por nómina
• Servicio al Cliente
• Generación Contable

Crédito y Cartera

Las solicitudes de crédito son el elemento central de la gestión de ahorro y crédito.

La consulta del estado de cuenta inicia el ciclo de crédito. En ella se resume la información necesaria (aportes, obligaciones, margen de endeudamiento, cuotas extras, etc.) para evaluar la situación crediticia.

La ventana solicitud de crédito proporciona una forma sencilla y flexible de registrar los datos iniciales de la solicitud, de identificar los prestamos a cruzar, de incluir o no cuotas extras, de preliquidar, calcular el % de endeudamiento y de asociar las garantías requeridas.

Con la impresión de la solicitud se puede obtener toda la información del préstamo y de la nueva situación.

Se puede obtener el plan de pagos con lo cual el asociado podrá observar sus compromisos a través del tiempo.

Mediante el proceso de aprobación de créditos se puede dar curso a las solicitudes aceptadas por el comité de crédito.

En el proceso de desembolso del crédito, se calculan de acuerdo con la fecha real los saldos de los prestamos a cruzar y el valor del cheque. Se cancelan los prestamos a cruzar, y se imprime el comprobante de egreso de manera automática.

Se pueden hacer pagos por caja afectando inmediatamente los saldos de préstamos y ahorros/aportes.

El sistema permite la elaboración de notas débito o crédito para afectar saldos de préstamos y ahorros/aportes.

Mensualmente se puede realizar a través del sistema el proceso de causación de intereses.

El sistema interactúa con hojas de cálculo en la elaboración de proyecciones las cuales simulan el comportamiento de un crédito de acuerdo con las políticas de cada fondo de empleados.

Se permite la refinanciación de créditos.

Aportes y Ahorros

Los asociados del fondo pueden hacer aportes o ahorros mediante una cuota fija o a través de un porcentaje de su salario.

Si la modalidad de aporte/ahorro es por porcentaje, cuando cambie el salario del asociado, automáticamente cambiará su cuota de aporte/ahorro

Si su empresa maneja auxilios por el monto ahorrado para los asociados del fondo de empleados, el sistema lo calculará de manera automática.

Se pueden manejar múltiples fondos de ahorros, los cuales pueden ser la base para diferentes líneas de crédito. Por ejemplo fondo de vivienda, de vacaciones, ordinario, etc.

El sistema permite el cálculo en forma automática de revalorizaciones y rendimientos.

Gestión de Servicios

El sistema permite la inclusión, actualización o retiro de servicios tales como seguros, valeras, compras a proveedores, bonos escolares, etc.

Se pueden registrar auxilios del fondo hacia el asociado o servicios que estén parcialmente subsidiados por el fondo de empleados.

Cada tipo de servicio puede tener características particulares las cuales pueden ser registradas en el sistema. Por ejemplo el seguro de vida tiene características tales como el valor asegurado, los beneficiarios, el numero de la póliza, la fecha de vencimiento, etc., mientras que un seguro de automóvil puede tener características diferentes tales como el modelo, la placa, el numero del motor, el numero del chasis, etc. 

Los servicios pueden tener o no una tasa de interés de acuerdo con la parametrización del tipo de servicio.

Muchos servicios tienen características similares cambiando únicamente la identificación del asociado. El registro de esta información en forma individual resulta ineficiente por lo cual SIFE tiene la posibilidad de registrar servicios en forma masiva.

Gestión de Asociados

El sistema puede registrar información laboral sobre el asociado

SIFE contiene la información del asociado en relación con el Fondo de Empleados.

Se pueden registrar los datos personales del asociado.

Es posible incluir información familiar la cual es útil para identificar beneficiarios de servicios como en el caso de los seguros.

Generalmente los asociados se comprometen con documentos o asuntos a los cuales es difícil hacerles seguimiento. En SIFE se pueden registrar los asuntos o documentos pendientes con sus fechas de compromiso o sus fechas de prórroga permitiendo un fácil seguimiento a los compromisos de cada asociado.

Se puede registrar el ingreso o reingreso de un asociado.

Cuando un asociado se retira temporal o definitivamente el sistema elabora en forma automática su liquidación.

Se permite la congelación de un asociado de manera que no se le generen deducciones.

Se pueden suspender las deducciones por nómina de un asociado de tal manera que só lo admita pagos por caja. Este modo de operación elimina inconsistencias en el proceso de nómina.

El administrador del sistema puede establecer criterios de selección para elaborar en forma masiva cartas a todos o a un grupo de asociados. Ej: A los que tengan antigüedad superior a 10 años, a los de nómina confidencial, a los que efectúan pagos por caja, etc.

Se maneja la clasificación de nómina general y nómina confidencial.

Haciendo interface con un procesador de texto, el sistema elabora en forma automática cartas informando la aceptación del ingreso o reingreso del asociado.

Es posible hacer interfaces automáticas con la nómina de su empresa para obtener datos útiles para el fondo de empleados.

Gestión de Deducciones

El sistema permite gran flexibilidad generando en forma automática las deducciones, teniendo en cuenta las siguientes condiciones:

• Si el asociado es de nómina quincenal o mensual.
• La fecha de inicio de descuento.
• Si el descuento es mensual o quincenal.
• Si el asociado está en vacaciones.
• Si el asociado solamente paga por caja.
• Cuotas extras .

Una vez generadas las deducciones estas pueden ser corregidas. Por ejemplo, puede cambiarse el valor a deducir debido a sobregiros en la nómina, o pueden incluirse deducciones que por alguna razón no se habían registrado previamente.

El sistema genera un archivo de deducciones para la nómina de la empresa. 

Permite el registro de los periodos durante los cuales el asociado va a estar en vacaciones para que no se le efectúen descuentos. Opcionalmente, al momento de salir a vacaciones se pueden adelantar las deducciones de los periodos durante los cuales el asociado va a estar en vacaciones.

Cuando se hayan registrado las correcciones a través de la opción mantenimiento de deducciones, se procede a aplicar los pagos, proceso en el cual el sistema distribuirá las cuotas en capital e interés de acuerdo con las reglas de cada línea de crédito.

Usando SIFE no se suspende el servicio de créditos en ningún momento, ya que el cálculo de los desembolsos se hace teniendo en cuenta las deducciones en trámite.

Interface Contable

El sistema permite de la generación automática del movimiento contable para los siguientes tipos de transacciones:

• Pagos por nómina
• Pagos por caja
• Desembolsos
• Servicios
• Causación de Intereses

Servicio al Cliente

Cualquier asociado del Fondo de Empleados puede tener un usuario y una clave y desde cualquier microcomputador de la empresa que tenga acceso a SIFE, podrá consultar su información. Para asegurar la integridad de los datos y la confidencialidad de los mismos se dispone de un esquema de seguridad en el cual el asociado:

• No puede ver información de otros asociados.
• El asociado tiene únicamente acceso al modulo de Servicio al cliente.

Las consultas que el asociado puede realizar son las siguientes:

• Consulta del Estado de Cuenta.
• Consulta de extracto: El movimiento del asociado entre los periodos que desee.
• Consulta de deducciones. Puede observar las deducciones a realizar o realizadas dentro de un periodo.

Consulta de Créditos:

• Consulta detallada de cualquiera de sus créditos: Datos de la solicitud, del desembolso, del último pago, de cuotas extras, prestamos cruzados, etc.
• Movimiento de un crédito específico. (Similar al extracto pero para un solo crédito)

Plataforma Tecnológica

Arquitectura Cliente / Servidor

Sistema Operativo Cliente:

• Windows xp
• Windows 2000
• Windows 98
• Windows 95

Sistema Operativo Servidor:

• Linux
• Unix
• Windows NT
• Windows 2000 Server

Sistema de Manejo de Base de Datos:

• Sybase Adaptive Server
• Microsoft SQL Server
• Sybase SQL Anywhere
• Postgre SQL 
• Mysql

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