ICOSALUD

Sistema de Información Hospitalario ICOSALUD para la administración de Clínicas, Hospitales o Laboratorios Clínicos. Incluye los siguientes módulos:

Admisión del Paciente
Liquidación de servicios y seguimiento del Paciente
Facturación de Cuentas
Contabilidad
Cartera
Resultados de Exámenes
Proveedores y Honorarios Médicos
Tesorería
Inventarios
Estadísticas (RIPS)
Nómina
Citas Médicas

ICOSALUD - EPS / ARS

Sistema de Información Hospitalario ICOSALUD para la administración de EPSs, o ARSs. Incluye los siguientes módulos:

Afiliados
Cuentas Médicas
Remisiones
Facturacion
Contabilidad
Cartera
Proveedores y Honorarios Médicos
Tesorería
Inventarios
Estadísticas (RIPS)
Nómina

Admisión de Pacientes

El proceso de admisión determina la entrada del paciente a la institución, en él se solicitan todos los datos necesarios para realizar la liquidación automática y en el caso de contar con el módulo de Afiliaciones el sistema realiza la su comprobación de derechos.

A cada persona que ingresa a la institución, el sistema le otorga un número de cuenta, al cual se le asignan todos los cargos que se generan por los distintos servicios prestados al paciente.

Cuando el paciente regresa a la institución
después de cierto tiempo, ICOSALUD conserva la historia clínica y pide muy pocos datos para ser registrado nuevamente.

Liquidación Automática de Servicios

El sistema liquida de forma automática el valor del Servicio seleccionado, permitiendo indicar el número de veces que se le practicó el mismo examen.

Como soporte de la liquidación efectuda el sistema permite imprimir un recibo con la descricpion de los servicios liquidados de acuerdo con el manual de tarifas que se esté aplicando ( ISS, SOAT, ECOPETROL, manual de tarifas de la institución, etc.), de igual manera alimenta automáticamente el estado de la cuenta del paciente.

ICOSALUD permite el manejo de mútiples manuales de tarifas para un mismo concepto de liquidación (laboratorio clínico, rayos x, cardiología, consulta especializada, etc.), utilizando en todo momento las codificaciones y Nombres de cada uno de estos Manuales.

Los Servicios pueden ser clasificados de acuerdo con los criterios de la Institución.

Permite el registro de Terceros, y la emisión de consultas por tercero en el caso de que los Servicios tengan alguna comisión para la persona que practica el servicio.

Facturación

El sistema permite la generación de la factura de dos formas. Una como el valor acumulado de varios servicios practicados a diferentes pacientes y otra generando una factura individual por Paciente.

Dentro de este Módulo, tambien se realiza el proceso de elaboración de las cuentas por cobrar mediante el procedimiento de radicación de cuentas.

ICOSALUD permite la impresión de las planillas requeridas por el ISS como soporte a la presentación de cuentas. Las planillas pueden generarse por cada una de las actividades que haya ofertado la Institución (laboratorio clínico, imagenología, medicina nuclear, etc. ). Igualmente el sistema permite la impresión automática de la planilla de comprobación de derechos.

El sistema permite la corrección de cuentas devueltas mediante la elaboración de notas débito o crédito y la reimpresión de la factura.

ICOSALUD facilita el registro de la información relacionada con la captación de dinero por conceptos de depósitos, copagos o cancelación de cuentas en modalidad de efectivo, cheques, tarjeta débito o crédito, generando automáticamente las comisiones por su uso. Estos movimientos se reflejan automáticamente en el estado de cuenta.

ICOSALUD permite realizar arqueos de caja y genera la información automáticamente a la contabilidad.

Interface Contable

El sistema permite de la generación automática del movimiento contable para los siguientes tipos de transacciones:

Comprobante de facturación

Comprobante por recibos de caja

Resultados de Exámenes

Inicialmente se procede a través de la parametrización a la Identificación de Servicios que corresponden a Exámenes

En la parametización se identifican agrupaciones de examenes que pueden salir en una misma hoja de resultados y luego se procede a indicar las variables que maneja cada examen, al igual que la forma como se capturarán y se presentarán los resultados.

Una vez parametrizados los exámenes, la operación diaria considera el siguiente procedimiento :

Lista de Planillas.
Captura de Resultados
Lista de Resultados.

Lista de planillas

Lista las formas en las cuales se registran los resultados de examenes de los pacientes, para que luego sean digitados en el sistema

Captura de Resultados

Se digitan los resultados de examenes de cada paciente con base en las planillas.

Impresión de Resultados

Imprime los resultados de examen registrados en el sistema para una fecha determinada de un paciente seleccionado o de todos.

Contabilidad General

Plan de Cuentas de acuerdo con las normas del PUCH.

Cuentas parametrizables

Se puede ingresar movimiento de múltiples periodos a la vez

Elaboración automática de ajustes integrales por Inflación

Permite la reversión de comprobantes contabilizados

Manejo de Auxiliares , Nits, Tercer Importe, Tipos de Documentos y Fechas de Vencimiento de acuerdo con las necesidades de cada cuenta

Permite reabrir periodos

No requiere que el periodo sea cerrado para ingresar información del siguiente periodo.

La información de los estados financieros puede verse en el nivel de desagregación que se desee.

Se dispone de esquemas de seguridad a nivel de compañías y de opciones para cada usuario.

Manejo de múltiples compañias

Variedad de consultas y reportes.

Manejo de Auxiliares

Se pueden definir diferentes tipos de auxiliares de acuerdo con las necesidades de su organización. Por ejemplo: Bancos, terceros, centros de costo, etc.

Una vez se asocia un tipo de auxiliar a una cuenta, esta exige el auxiliar en el momento de registrar asientos, permitiendo en los diferentes informes contables mostrar los datos a nivel de cuenta o a nivel de auxiliar.

Cartera

Una vez efectuado el proceso de facturación, el primer paso en el proceso de cartera es la Radicación de facturas, la cual consiste en la agrupación de varias facturas de una empresa dentro de un mismo consecutivo denominado Radicador.

Luego de radicadas las facturas, se entregan al cliente y se registra en el sistema la fecha de recibo de las facturas agrupadas en el radicador.

El sistema registra los pagos del cliente, ya sea seleccionando un radicador y presentando las facturas pertenecientes al mismo, o listando todas las facturas del cliente. En el registro del pago, se propone la retención, la cual puede ser modificada. Cuando se aplica el pago, el saldo de las facturas es actualizado, reflejándose inmediatamente en el estado de cartera del cliente.

Con las notas de cartera crédito o débito, se pueden hacer ajustes a los saldos de las facturas que hayan sido devueltas por el cliente.

Finalmente, se pueden registrar las facturas que han sido devueltas para hacerles la modificación correspondiente y volverlas a emitir.

El sistema presenta diferentes consultas tales como el estado de cartera de un cliente, resumen de pagos, facturas vencidas y la cartera detallada (a nivel de factura) o resumida (a nivel de cliente) ya sea por fecha de facturacción o por fecha de recepción, mostrando los totales con vencimiento de 1 mes, dos meses, y así sucesivamente, hasta más de seis meses.

Los pagos registrados en el sistema pueden generar de manera automática el movimiento contable, previa parametrización de las cuentas, para que luego sea exportado a la contabilidad.

El sistema presenta informes de cartera por fecha de facturación o por fecha de recepción de la factura tanto a nivel resumido como a nivel detallado.

Proveedores y Tesorería

El sistema permite el registro de proveedores, identificando como internos y externos. Los internos son utilizados para la elaboración de consultas de honorarios médicos.

El módulo de proveedores permite el registro de facturas, identificando el proveedor, junto con los valores de la factura, IVA y Retención. Igualmente se registra la fecha de vencimiento para que posteriormente se puedan identificar las fechas de pago y listados de vencimientos.

El sistema registra los pagos a Proveedores permitiendo en un pago agrupar varias facturas y liquidando el valor a pagar teniendo en cuenta el valor de la factura, el IVA y la retención.

Cuando se aplica el pago, el saldo de las facturas es actualizado, reflejándose inmediatamente en el estado de cuenta del proveedor.

Con las notas crédito o débito, se pueden hacer ajustes a los saldos de las facturas del proveedor.

El sistema presenta diferentes consultas tales como el estado de cuenta de un proveedor, resumen de pagos, facturas vencidas y las cuentas x pagar (a nivel de factura) o resumida (a nivel de cliente), mostrando los totales con vencimiento de 1 mes, dos meses, y así sucesivamente, hasta más de seis meses.

Los pagos registrados en el sistema pueden generar de manera automática el movimiento contable, previa parametrización de las cuentas, para que luego sea exportado a la contabilidad.

Inventarios

El sistema permite el manejo de múltiples bodegas.

Cuando se despacha una fórmula, inmediatamente se descuenta del inventario, lo cual permite que se detecten las inconsistencias inmediátamente, obteniendo como resultado un adecuado control de las existencias de medicamentos en la institución.

El sistema liquida de forma automática el precio del medicamento e igualmente determina del costo por el método de valor promedio.

Como soporte de la liquidación de la fórmula el sistema permite imprimir un recibo con la descripción de los medicamentos de acuerdo con los nombres del manual de tarifas que se esté aplicando ( ISS, SOAT, ECOPETROL, manual de tarifas de la institución, etc.).

ICOSALUD permite el manejo de mútiples manuales de tarifas utilizando en todo momento las codificaciones y Nombres de cada uno de estos Manuales.

En el sistema se registran las transacciones de compras, salidas, traslados entre bodegas, ajustes para incrementar y ajustes para disminuir.

El cierre del periodo, hace posible que en cualquier momento se puedan hacer consultas del estado del inventario en periodos anteriores (kardex, existencias, resumen por tipo de artículo, etc.).

El módulo de Inventarios presenta diferentes consultas tales como:

El movimiento de un artículo o kardex, el cual presenta su estado inicial en cantidades y valores, las transacciones durante el periodo especificado (compras, ventas, ajustes, etc.) y su estado final.

Las existencias de un artículo en cantidades y valores.

Resumen de existencias por tipo de articulo.

Resumen de transacciones.

Transacciones de un periodo resumidas o detalladas ( a nivel de artículo o de tipo de artículo).

Citas Médicas

Registro de citas por médico

Solicitudes de citas

Identificación automática del médico asignado al paciente

Comprobación de derechos automática cuando se tiene el módulo de afiliados

Cancelación de Citas

Traslado de Citas

Registro de asistencia a la cita

Manejo de agenda por médico ( disponibilidad por días y horas para la asignación de las citas)

Traslado masivo de citas

Identificación de citas por primera vez

Reporte de cumplimiento de citas

Identificación de Incumplimiento de Citas

Registro automático de la Historia del Paciente - Asignación de Médico

Planillas para separación de Historias

Planillas para registros de RIPS

Registros de Citas x usuarios

Estadísticas

RIPS IPS:

Registro de RIPS a partir de la admisión del paciente

Validación de RIPS

Generación de RIPS

CONSOLIDADOR DE RIPS (RIPS ENVIADOS POR IPS EXTERNAS)

El sistema permite el registro de RIPS, en los cuales se incluyen los archivos de control, usuarios, procedimientos, consultas, hospitalización, recién nacidos, etc. , de acuerdo con la legislación del Ministerio de Salud existente para presentación de cuentas.

El procedimiento de grabación es muy sencillo debido a que cuando el paciente se recibe, se registran de manera automática la mayoría de los datos necesarios para el RIPS.

Validador de RIPS

Importación de RIPS

Generación consolidada de RIPS

Consulta dinámica de RIPS

AFILIADOS

El sistema permite la comprobación de derechos del afiliado por diferentes criterios:
Ficha, contrato, número de documento, departamento, municipio, apellido1, apellido2, nombre1, nombre2, IPS, número de contrato, etc.

Ingreso de afiliados con la generación automática del número de carné.

Impresión del carné, formulario único de afiliación y formularios de cambios de IPS.

Permite cambiar datos generales tales como Ficha, tipo de documento, documento, parentesco, nombres, apellidos, fecha de nacimiento, sexo, discapacidad, nivel sisben, tipo de régimen, direccion, departamento, ciudad, localidad, etc, generando de manera automática huella (novedades) de cada uno de los cambios.

Registro de novedades de Retiro
Retiro x muerte
Uso fraudulento
Doble afiliación
Traslado de ARS
Rechazo x Edicto
Traslado territorial Traslado a contributivo

Carnetización

El sistema permite el registro de la carnetización, impresión del carné y el Registro del número de carpeta donde se archiva físicamente la información del afiliado.

Reversión de toda clase de Novedades
dejando registro de lo que se reversó.

Asignación de IPS por capitación o cambio de la misma.

GENERACION DE REPORTES

Generación de Maestro por contrato en medio magnético (Resolución 2390)

Generación de Novedades por tipo de novedad en medio magnético (Resolución 2390)

Liquidación de contratos a través del Formato 1 y Formato 2 de acuerdo con las especificaciones gubernamentales

Liquidación de IPSs por Capitación y generación de listados por IPS con diferentes criterios (Por municipio e IPS, por IPS y municipio, carnetizados o sin carnetizar)

Generación en medio magnético de población x IPS (carnetizada y no carnetizada)

Reporte de Novedades para AGS en medio magnético con sus totales de control respectivo

Consultas dinámicas de afiliados y novedades por cualquier criterio como ficha, ontrato entidad, municipio, nombres, ips, ars, fecha, etc.

OTROS

Cambio masivo del contrato con la entidad.

Exportación e Importación de Afiliados desde y hacia otro sistema ICOSALUD.

Las novedades pueden clasificarse como soportadas y no soportadas. Ejemplo: Se reportó como fallecido pero no se han traido los documentos soporte.

ORDENES DE SERVICIO

Comprobación de derechos del afiliado.

Registro de órdenes de Subsidio a la Oferta: Ingreso de la información e impresión de soportes para eventos no POS

Registro de órdenes de servicio
Medicamentos
Procedimientos
Asignación de las órdenes al proveedor

Valorización de las órdenes de servicio.

Estadísticas de Ordenes de Servicio

Estadísticas de Ordenes de Subsidio a la Oferta

ESTADISTICAS

CONSOLIDADOR DE RIPS (RIPS ENVIADOS POR IPS EXTERNAS)

El sistema permite la validación e importación de RIPS generados por las IPS y luego generar consolidados, en los cuales se incluyen los archivos de control, usuarios, procedimientos, consultas, hospitalización, recién nacidos, etc. , de acuerdo con la legislación del Ministerio de Salud existente para presentación de cuentas.

Validación de RIPS

Importación de RIPS

Generación consolidada de RIPS

Consulta dinámica de RIPS

AUDITORIA DE CUENTAS MEDICAS

Manejo de la información de proveedores (IPSs) con los siguientes atributos: datos básicos, planes, conceptos, servicios y tarifas pactadas (negociación con IPSs)

Identificación de pacientes con diagnóstico de alto costo

Radicación de cuentas

Registro de cuentas:

Identificación de tipos de cuentas (Cuentas Médicas, Respuestas de Glosa, Otras)
Registro de facturas.
Registro de glosas por diferentes tipos
Identificación de servicios no POS

Radicación de objeciones de glosas
Registro de objeciones de glosas

Generación de movimiento contable de facturas.

Generación de movimiento contable de Glosas